8 preprostih korakov za uspešno uvedbo CMMS v vaši organizaciji

Računalniški sistem za upravljanje vzdrževanja ali CMMS je dolg proces, ki vključuje velike naložbe. Zato so podjetja previdna, da bi o tem sploh razmišljala. K temu dodajte študijo avtorja Univerza Oxford in McKinsey navaja, da ima projekt programske opreme v povprečju 66-odstotno prekoračitev stroškov in 33-odstotno prekoračitev urnika. Natančneje, približno 70 % vseh sistemov za upravljanje sredstev podjetja in implementacij programske opreme CMMS odpove. Razlogi: nepravilno nameščeni sistemi, nezadostna usposobljenost zaposlenih in neustrezna podpora s strani prodajalca.

Da bi se izognili tem pastem, je treba imeti trden načrt izvajanja CMMS. Za lažji začetek smo pripravili 8 preprostih korakov, ki jim lahko sledite:

Vsebina

• 1) Zaveza vodstva
• 2) Načrtovanje projekta
• 3) Pripravite zaposlene
• 4) Usposabljanje zaposlenih
• 5) Zberite podatke
• 6) Vnesite podatke
• 7) Poročila in analize
• 8) Izboljšanje delovanja
• Uspeh je le nekaj korakov stran

1) Zaveza vodstva

Kot pri vsaki drugi implementaciji programske opreme mora zaveza priti od zgoraj navzdol. Za uspešno uvedbo rešitve CMMS morate pridobiti vodstvo in upravljati njihova pričakovanja. Ker CMMS ni čarobna paličica, ki zagotavlja takojšnje rezultate, je ključnega pomena jasno komuniciranje ciljev, dostop do podatkov CMMS v realnem času, ki so potrebni za ogled rezultatov in donosov, ter drugih ustreznih informacij zainteresiranim stranem.

2) Načrtovanje projekta

Z vodstvom na krovu je čas, da se posvetujete z vsemi, ki bodo sodelovali pri uvajanju, da ustvarite načrt projekta. Ta rešitev upravljanja mora biti čim bolj podrobna in mora imeti časovni razpored od šestih mesecev do več kot enega leta. Vključevati mora pomembne datume skupaj z vsemi mejniki, kot so prepoznavanje potreb po prilagajanju, vnos in čiščenje podatkov, dokončanje usposabljanja uporabnikov in izvajanje revizij CMMS. Projektni načrt bi moral imeti jasne, dosegljive cilje in vsi vpleteni bi se morali z njimi strinjati, da bi preprečili poznejše dvoumnosti in povečali odgovornost.

3) Pripravite zaposlene

Ni dovolj, da se vključi samo vodstvo; pripraviti morate tudi svoje zaposlene, ki bodo vključeni v proces, na primer IT oddelek. Ne predvidevajte, da bodo vsi zaposleni pozdravili novo programsko opremo, saj so ljudje bodisi odporni na spremembe bodisi menijo, da jih bo tehnologija nadomestila. Zagotovite, da ima vzdrževalna ekipa mobilne naprave, s katerimi lahko spremlja svoje vzdrževalne dejavnosti z uporabo mobilne aplikacije. Zato je ključnega pomena, da odpravimo vse te nesporazume in izobražujemo ljudi z branjem gradiva in sejami vprašanj in odgovorov. Obveščanje o prednostih CMMS bo pripomoglo k popolnemu prevzemu tehnologije in preprečilo morebitne nepotrebne težave, ki se lahko pojavijo pozneje.

4) Usposabljanje zaposlenih

Ko ustvarjate projektni načrt, ne pozabite vanj vključiti usposabljanja. Konec koncev, programska oprema CMMS je sofisticirana aplikacija, ki zahteva usposabljanje za vse, ki uporabljajo sistem. Zagotovite usposabljanje čim večjemu številu ljudi, da si bodo med rutinskim delom lahko pomagali, hkrati pa usposabljajte nekaj ljudi o vseh vidikih sistema in njegovega upravljanja. Vključite tudi usposabljanja vsaj šest mesecev po začetku delovanja, saj bo to uporabnikom omogočilo, da poiščejo rešitve za težave, s katerimi se srečujejo med uporabo sistema. Zato kar najbolje izkoristite svojo naložbo v CMMS v oblaku, tako da vsem uporabnikom zagotovite dovolj usposabljanja.

5) Zberite podatke

Eden najpogostejših razlogov za neuspešno implementacijo CMMS je nezadostno zbiranje potrebnih in uporabnih podatkov, ki jih bodo zaposleni vnesli v sistem. Zato je učinkovito zbiranje podatkov o vzdrževanju pomembno in zahteva do 12 mesecev predanosti zaposlenih. Ne glede na vašo zgodovino podatkov morajo biti čisti za hitrejšo uvedbo CMMS. Pomoč pri pripravi in ​​nato uvozu podatkov je področje, kjer lahko vaš prodajalec CMMS ponudi dodatno vrednost. Preden se zavežete datumu zagona, razumejte potrebe vašega novega sistema in v celoti sporočite zahteve za uvoz podatkov.

6) Vnesite podatke

Ko imate izdelan načrt, dokončate sistem in zberete podatke, je čas, da se odločite za najboljši možni način vnosa podatkov v novo aplikacijo CMMS. Določite vire, notranje ali zunanje izvajalce, rezervne dele, ki bodo odgovorni za to delo. Prav tako boste morali določiti najboljši način za vnos podatkov, ki jih bo upravljal CMMS. Potrebujete administrativnega pomočnika ali naj vzdrževalci sami vnesejo podatke? Pridobite odgovore na vsa ta vprašanja, da določite najboljši način za dokončanje te ogromne enkratne naloge.

7) Poročila in analize

Ustvarite štiri do pet uporabnih poročil, ki bodo dnevno analizirana. Ta poročila bodo ključnega pomena za utemeljitev vseh vaših odločitev v vašem programu upravljanja. Preden nastavite svoje sisteme, določite, kaj bo naredil za vas, in nato ustrezno ustvarite poročila. Ta poročila vam morajo pomagati razumeti kratkoročne in dolgoročne trende pri vzdrževanju delovanja.

8) Izboljšanje delovanja

Ko implementirate CMMS, poglejte dlje od njegove glavne zmožnosti vodenja evidenc sredstev in njihovih delov. Uporabite široko paleto funkcionalnosti programska oprema za upravljanje vzdrževanja za ogled velikih količin sledljivih podatkov. Nastavite napovedno vzdrževanje ali strategije preventivnega vzdrževanja za izboljšanje. Te podatke je mogoče analizirati za nadaljnje izboljšanje vaših obstoječih vzdrževalnih operacij z zagotavljanjem uporabnih trendov, ki jih je mogoče nadalje uporabiti za korektivne ukrepe.

Uspeh je le nekaj korakov stran

CMMS je velik strošek za vsako organizacijo, ki razmišlja o njegovi uvedbi. Zato je nujno, da ga namestite v prvem poskusu. Naših osem preprostih in enostavnih korakov vam lahko pomaga pripraviti dobro premišljen načrt implementacije CMMS in vam pomaga biti na poti do uspeha.